Subsidies

Deze brochure is bedoeld voor mensen, die namens een instelling (stichting of vereniging) willen weten hoe ze een subsidie bij de gemeente Zeist aan moeten vragen. Tevens staat er in deze brochure beschreven hoe wij uw aanvraag behandelen.

De brochure is een toelichting op de formele bepalingen rondom subsidie-verstrekking door de gemeente Zeist, die vastgelegd zijn in hoofdstuk 4 van de Algemene wet bestuursrecht en in de Algemene subsidieverordening gemeente Zeist 2008 (ingaande 30 oktober 2008).

Wat is subsidie?

Subsidie is “de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt, met het oog op bepaalde activiteiten, anders dan betaling voor geleverde goederen of diensten aan het bestuursorgaan”. Bij subsidie gaat het er om dat de gemeente aan organisaties of instellingen geld beschikbaar stelt voor activiteiten, die zij in het belang acht van de gemeente en/of haar inwoners.

De gemeente Zeist verstrekt subsidies op de volgende terreinen:

welzijn en zorg
educatie
kunst en cultuur
sport en recreatie
sociaal cultureel werk
onderwijs
openbare orde en veiligheid

Of de activiteiten van uw stichting of vereniging door de gemeente Zeist gesubsidieerd worden, hangt af van het actuele gemeentelijke beleid. In het gemeentelijk beleid legt de gemeenteraad vast welke maatschappelijke doelen zij wil bereiken. De activiteiten van uw organisatie moeten logisch samenhangen met die maatschappelijke doelen, om voor subsidie in aanmerking te komen.

De gemeente verstrekt in beginsel alleen subsidie aan rechtspersonen, dus niet aan burgers op persoonlijke titel. De activiteiten moeten vallen binnen de grenzen van de wet.

Welke subsidiesoorten verstrekt de gemeente Zeist?

Waarderingssubsidie

Bij een waarderingssubsidie wil de gemeente een bepaalde activiteit aanmoedigen of stimuleren. De subsidie is een bescheiden bijdrage in de totale kosten van de activiteit. U zult dus een groot deel van de kosten op een andere manier moeten financieren.

Prestatiesubsidie

Voor prestatiesubsidie moet u een zekere prestatie leveren. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om het hanteren van bepaalde openingstijden of het op een bepaalde manier organiseren van uw werkprocessen.

Budgetsubsidie

Budgetsubsidie is bedoeld voor activiteiten. Het gaat dan om concrete producten of diensten, zoals cursussen of hulpverlenings-trajecten. De hoogte van de subsidie is gekoppeld aan de kostprijs van het product en het aantal producten dat we met u afspreken. De budgetsubsidie wordt alleen verstrekt aan organisaties die een professionele administratie hebben en een kostprijs van hun producten c.q. diensten kunnen berekenen.

Eénmalige subsidies

Dit zijn subsidies die worden verstrekt voor éénmalige activiteiten.

Investeringssubsidies

Bij investeringssubsidies gaat het om investeringen, die van belang zijn voor de voortgang van subsidiabele, maatschappelijke activiteiten. De subsidie dekt maximaal een deel van de investering.

Aanvragen van subsidie

De organisatie kan slechts in aanmerking komen voor subsidie als deze schriftelijk is aangevraagd. U kunt uw aanvraag doen middels algemene en specifieke aanvraagformulieren.

Wat moet u doen?

U dient altijd een volledig ingevuld algemeen aanvraagformulier in te dienen. Afhankelijk van het soort activiteiten, waarvoor u subsidie aanvraagt moet u daarnaast ook een specifiek aanvraagformulier indienen. U kunt aanvraagformulieren opvragen bij de afdeling Maatschappelijke Zaken van de gemeente Zeist of downloaden van onze website.

Voor een structurele subsidie (waarderings-, prestatie- en budgetsubsidies) in een bepaald jaar moet u uiterlijk 30 juni van het jaar daarvóór een aanvraag hebben ingediend. Voor een aantal specifieke groepen zijn er regelingen, evenals voor een aantal éénmalige subsidies. Voor éénmalige subsidies moet u uw aanvraag minimaal acht weken vóór het begin van de activiteiten hebben ingediend.

Bij de aanvraag moet u aangeven voor welke activiteiten u subsidie aanvraagt. Deze activiteiten moet u vermelden in een activiteitenplan.

Bij dat activiteitenplan moet u ook een activiteitenbegroting indienen. Daarin maakt u voor iedere activiteit duidelijk welke kosten en opbrengsten u verwacht.

Tevens moet bij bepaalde aanvragen een bewijs van inschrijving van de Kamer van Koophandel met inschrijfnummer worden overlegd.

Als u voor de eerste keer een subsidie aanvraagt bij de gemeente Zeist moet u ook een actueel overzicht van de financiële situatie van uw organisatie (laatste jaarrekening), een kopie van uw statuten en een opgave van de bestuurssamenstelling indienen. Bij veranderingen dient u ons op de hoogte te houden.

Wat doen wij met uw aanvraag?

Als u de aanvraag heeft ingediend zal de gemeente deze onder andere beoordelen op de volgende punten:

is de aanvraag op tijd ingediend?
zijn de formulieren juist en volledig ingevuld?
zijn de juiste stukken bijgevoegd?

Zodra de gemeente aangeeft dat er onduidelijkheden zijn of het formulier onvolledig ingevuld is dient u zo snel mogelijk de aanvullende informatie toe te sturen.

Als alle gegevens in orde zijn wordt uw aanvraag inhoudelijk beoordeeld:

passen de activiteiten in het gemeentelijk beleid?
welke bijdrage leveren de activiteiten naar verwachting aan de doelstellingen van dat beleid?
hoe doel- en resultaatgericht zijn de activiteiten gepland?

Na de inhoudelijke beoordeling kan worden vastgesteld of de aanvraag gehonoreerd kan worden.

Bij honorering wordt bepaald welke subsidiesoort gehanteerd zal worden en welk bedrag er toegekend wordt.

Verlening of weigering

Als er een beslissing is genomen over uw subsidieaanvraag ontvangt u daarvan schriftelijk bericht: een beschikking.

Bij een structurele subsidie ontvangt u de beschikking uiterlijk zes weken na de vaststelling van de gemeentebegroting (vaststelling in november).

Bij een éénmalige subsidie of een investeringssubsidie ontvangt u uiterlijk zes weken nadat u de aanvraag heeft ingediend bericht.

Bij honorering van uw aanvraag wordt in de beschikking vermeld voor welke activiteiten u subsidie ontvangt en op welk bedrag u maximaal aanspraak kunt maken.

Daarnaast staat in de beschikking onder welke voorwaarden de subsidie wordt verleend, aan welke verplichtingen u moet voldoen en welke voorschriften u moet naleven.

Bij afwijzing wordt in de beschikking aangegeven waarom uw activiteit niet voor subsidie in aanmerking komt.

Wanneer u het niet met de beslissing eens bent, kunt u hiertegen bezwaar aantekenen. De beslissing op uw aanvraag wordt dan nog eens bekeken. Hoe u bezwaar kunt aantekenen, staat in de door u te ontvangen beschikking.

Betaling

In de meeste gevallen betaalt de gemeente het maximale vastgestelde bedrag als voorschot uit. Een waarderingssubsidie wordt in één keer uitbetaald. Prestatie- en budgetsubsidies worden in termijnen als voorschot uitbetaald.

In de subsidiebeschikking staat hoe en wanneer u het geld ontvangt.

De vaststelling: verantwoording en eindbeoordeling

Na de periode waarover subsidie is verleend moet u de besteding van het subsidiegeld verantwoorden. U moet een verslag van de gesubsidieerde activiteiten en een bijbehorend financieel verslag bij de gemeente indienen. Op basis van de verslagen bepaalt de gemeente of u de subsidie terecht heeft ontvangen. Wat u in de verslagen moet opnemen staat in de subsidieverordening en/of in de verleningsbeschikking.

Op basis van deze verslagen bepaalt de gemeente:

of u de subsidie terecht hebt ontvangen
of u naast de voorschotten nog recht hebt op uitbetaling
of u wellicht te veel hebt ontvangen aan voorschotten en u subsidiegeld moet terugbetalen

Bij budgetsubsidies wordt in de regel een accountantsverklaring gevraagd. Als er bij de verantwoording van prestatiesubsidies ook een accountantsverklaring verwacht wordt, kunt u dat lezen in de verleningsbeschikking.

Wanneer u de gesubsidieerde activiteiten (deels) niet hebt uitgevoerd, de verlangde prestaties niet hebt geleverd, of de overeengekomen resultaten niet hebt bereikt moet u (een deel van) de subsidie terugbetalen.

Het bezwaar

Als u het niet eens bent met de beslissing, zoals die in de beschikking bekend gemaakt is, kunt u het volgende doen.

Uiteraard is het verstandig te informeren waarom de beslissing anders is uitgevallen dan u had verwacht of gehoopt.

Bovendien geeft de wet de mogelijkheid formeel bezwaar te maken. Dat kan als u het niet eens bent met de beslissing om een subsidie te weigeren, of als u het niet eens bent met de voorschriften en verplichtingen die verbonden zijn aan de subsidieverlening.

Ook kunt u bezwaar aantekenen als u het niet eens bent met de vaststelling van de subsidie. U tekent bezwaar aan door de aanwijzingen op te volgen, die in de beschikking staan aangegeven.

Nadere informatie

Mocht u na het lezen van deze informatie nog vragen hebben, neemt u dan contact op met de Gemeente Zeist, afdeling Maatschappelijke Zaken, postbus 513, 3700 AM Zeist, telefoonnummer 14 030. Tevens kunt u een e-mail sturen naar: subsidies@zeist.nl

De Algemene Subsidieverordening van Zeist beschrijft de procedures en voorschriften rondom subsidieverlening in detail. De subsidieverlening voor verschillende beleidsterreinen, zoals de amateurkunst en het vrijwillig jeugd-en jongerenwerk zijn verder uitgewerkt in regelingen en beleidsregels. Informatie over deze regelingen en beleidsregels kunt u opvragen via subsidies@zeist.nl.