Vergader- en besluitvormingsmodel gemeente Zeist, hoe werkt het?

Sinds augustus 2006 hanteert de gemeenteraad van Zeist een andere vorm van vergaderen, waarbij meer interactie mogelijk is tussen burgers en politiek van Zeist. De vergaderopzet wordt gekenmerkt door een duidelijk onderscheid in de fasen van het besluitvormingsproces.

Het besluitvormingsproces is geknipt in 3 afgebakende fasen, te weten de fasen van De Ronde Tafel (informatiefase), Het Debat (meningsvorming door de politiek) en De Raad (de besluitvorming). Daarnaast is door de raad De Inloop ingevoerd als gespreksmogelijkheid om een onderwerp of zaak onder de aandacht van de raad te brengen. Na iedere fase is er gelegenheid voor intern overleg (het fractie-beraad) voor de raadsfracties. De vergaderingen vinden in de regel op dinsdagavond plaats. U leest er hieronder meer over.

De Inloop (open oriëntatie)

De Inloop is geen onderdeel van het besluitvormingsproces. Tijdens de Inloop wordt aan burgers en instellingen de gelegenheid geboden om bij de aanwezige politieke partijen een willekeurig onderwerp aan de orde te stellen of over dat onderwerp een korte presentatie te geven. Het oogmerk kan daarvan zijn de raad te vragen een (nieuw) onderwerp of item op de politieke agenda te plaatsen, of de raad te vragen om vanuit zijn kaderstellende en/of controleren rol tot evaluatie of bijstelling van vastgesteld beleid over gaan. Ook kan de raad worden verzocht om bij het college van burgemeester en wethouders aan te dringen op bijsturing van de uitvoering van beleid. 

Deze fase is dus geheel gericht op contact tussen inwoners, instellingen, verenigingen en bedrijven met de politiek van Zeist. Het initiatief voor het contact ligt geheel bij de inwoners en instellingen, die dus ook het gespreksonderwerp bepalen. De politiek zal luisteren en zich oriënteren en daarna afwegen of een bijdrage of signaal uit de inloopfase omgezet moet worden in een politieke activiteit.

Degene die gebruik wil maken van De Inloop wordt verzocht dit een week van te voren te melden aan de raadsgriffie via  telefoon: 030 69 87  270 / 490 / 587 of per e-mail: raadsgriffie @zeist.nl ). Daarmee kan worden voorkomen dat, gezien de beperkt beschikbare tijd, een onderwerp niet aan de orde gesteld kan worden. Ook kan de raadsgriffie adviseren en meedenken over het proces om misverstanden te voorkomen.

De Ronde Tafel (informatiefase) 

Dit is de eerste fase in het proces over een voorstel dat moet leiden tot besluitvorming door de gemeenteraad of een advies van de politiek van Zeist aan het college van burgemeester en wethouders. Het gaat hier dan om concreet aan de politiek van Zeist / de gemeenteraad voorgelegde voorstellen. Die voorstellen zijn in de regel voorbereid door en afkomstig van het college van burgemeester en wethouders, maar kunnen ook initiatiefvoorstellen van de raad zelf zijn.

In deze informatiefase laten de raadsleden zich informeren door te luisteren en vragen te stellen over de voorstellen en over de inbreng van aanwezige burgers, verenigingen, instellingen of bedrijven. Ook de betrokken wethouder(s) en ambtenaren zijn aanwezig en praten mee. De raad nodigt per onderwerp betrokken personen, verenigingen, instellingen of bedrijven en eventuele deskundigen actief uit om mee te praten. Als u zich bij een voorstel of onderwerp betrokken voelt kunt ook u komen om mee te praten. De wethouder(s) en ambtenaren krijgen de mogelijkheid voorstellen toe te lichten, vragen te beantwoorden en daarmee onduidelijk-heden of misverstanden weg te nemen en om, indien gewenst, presentaties te verzorgen of te laten verzorgen door betrokken organisaties of andere derden.

Er is nu nog geen plaats voor (politiek) debat of het uitdragen van een politieke mening door de politieke partijen en raadsleden. Aan het eind van de bespreking van een voorstel vraagt de voorzitter aan de raadsleden of het onderwerp voldoende behandeld is en het voorstel duidelijk is. Is dit het geval, dan nemen de raadsleden de verkregen informatie mee naar de volgende fase, het interne overleg met hun politieke fractie, om een fractiestandpunt over het voorstel te bepalen. Wanneer het voorstel niet voldoende behandeld is of naar de mening van de raad nog niet beslisrijp is, dan wordt het voorstel opnieuw ingepland voor de/een volgende Ronde tafel of wordt het college verzocht het voorstel aan te passen.

Bij de raadsgriffie kan men zich tot de ochtend waarop het voorstel wordt behandeld aanmelden om deel te nemen aan de bespreking van een voorstel of onderwerp in deze fase

(via  telefoon: 030 69 87  270 / 490 / 587 of per e-mail: raadsgriffie@zeist.nl ). Er komen verschillende voorstellen en/of onderwerpen per ronde aan de orde. Hiervoor wordt door het raadspresidium (een vertegenwoordiging van de gemeenteraad) een agenda opgesteld en via website en Nieuwsbode openbaar bekendgemaakt.

Er worden maximaal 3 De Ronde Tafel gesprekken tegelijk gehouden in 3 verschillende vergaderruimten in Het Raadhuis aan Het Rond 1 te Zeist, aanvang 19.30 – 22.15 uur.

Het Debat (De meningsvorming) 

Deze fase in het besluitvormingsproces over een voorstel is gericht op de uitwisseling van politieke opvattingen en meningen door en tussen de raadsleden van de politieke partijen onderling én met het college van burgemeester en wethouders. Wat zijn “de voors en tegens” van een voorstel en wat zijn de argumenten van een politieke partij om tegen of voor het voorstel te stemmen in de volgende besluitvormende fase. Ook kunnen de raadsleden proberen de andere partijen van hun argumenten te overtuigen en een politieke meerderheid proberen te vinden voor of tegen het voorstel of voor het aanbrengen van wijzigingen op het voorstel of de stukken.

Aan het eind van de debatronde moet worden vastgesteld of een voorstel ter besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd of niet. Er is in deze fase tijdens de behandeling geen spreekrecht voor inwoners, instellingen, verenigingen en bedrijven. Wel kunnen de pauzes nog worden benut om in contact te treden met de politieke partijen, om te praten over de ingenomen standpunten en om ondersteunende argumenten of tegen argumenten aan te dragen.

Het Debat wordt in de regel ook in maximaal 3 ronden tegelijk gehouden. Belangrijke onderwerpen worden echter door de hele raad in 1 (gezamenlijke) vergadering bediscussieerd.  

De Raad (besluitvorming)

Deze fase is het sluitstuk van het besluitvormingsmodel. Er wordt door de raadsleden niet meer gediscussieerd over de voorstellen, maar de voorstellen worden in stemming gebracht. Daarbij kan worden gedacht aan een besluit over het vaststellen van een nieuw bestemmingsplan of een besluit over een beleidsplan voor verkeer, recreatie of het gemeentelijk groen. In een stemver-klaring kunnen de politieke partijen nog wel aangeven waarom zij voor of tegen stemmen. Ook kunnen nog wijzigingsvoorstellen (amendementen) of moties in stemming worden gebracht. Hierover volgt dan een besluit van de raad. Deze besluitvormende fase is daarmee de eindfase van het model.  

De vergadercyclus schematisch

In schematische weergave ziet de vergadercyclus er als volgt uit. De vijf kolommen stellen de vijf weken van de vergadercyclus voor waarvan twee weken (wit) tijd is gereserveerd voor fractieberaad. Er vinden dan geen openbare vergaderingen plaats.

In de eerste week van de behandelcyclus vindt De Ronde Tafel plaats. Op diezelfde avond wordt ook De Raad van de daaraan voorafgaande behandelcyclus gehouden. In de pauzes is er gelegenheid voor burgers om de politiek te spreken. In de tweede week is er geen openbare vergaderavond, maar hebben de raadsfracties de mogelijkheid om intern te overleggen. In de derde week vinden De Inloop en Het Debat plaats. Ook tijdens deze avond zijn er pauzes om interactie tussen burgers en politiek mogelijk te maken. De vierde week is weer bestemd voor intern overleg van de fracties, waarna in week vijf de cyclus zich weer herhaalt met De Raad en De Ronde Tafel.

Overigens geldt voor lang niet alle raadsvoorstellen dat zij via de fase(n) van De Ronde Tafel en Het Debat aan De Raad ter vaststelling moeten worden voorgelegd. Soms kan de Ronde Tafel worden overgeslagen en een voorstel rechtstreeks voor de fase van Het Debat of zelfs de fase van De Raad worden aangeleverd voor besluitvorming.

Dat geldt bij voorbeeld voor interne werkende reglementen en verordening en besluiten (zoals begrotingswijzigingen), voor wijzigingen van gemeenschappelijke regelingen, voor raadsbesluiten over bezwaarschriften (daar is een aparte adviescommissie voor die betrokkenen eerst zelf hoort en dan de raad adviseert). Het raadspresidium, die de vergaderingen van de raad voorbereidt, stelt vast of een voorstel via de fase van De Ronde Tafel moet worden ingerout en behandeld.