Evenementenvergunning

Een evenement is een activiteit die voor publiek toegankelijk is. Zoals een braderie, feest, muziekuitvoering, kermis of circus. Voor het organiseren van een evenement heeft u een evenementenvergunning nodig.

Evenementen corona proof

Het is weer mogelijk om evenementen te organiseren. Wel gelden er extra regels en voorwaarden. De belangrijkste regel is dat iedereen 1,5 meter afstand kan houden zodat het virus maximaal onder controle blijft. Daardoor kunnen niet alle evenementen plaatsvinden.

Voor een evenement en straat- en buurtfeesten in de openbare ruimte moet u een vergunning aanvragen. De gemeente toetst daarbij op de algemene regels voor evenementen en ook op de extra regels vanwege het coronavirus. Ook voor evenementen in binnenlocaties gelden extra regels.

De vergunning moet 8 weken voor het evenement worden aangevraagd. Waar mogelijk nemen we aanvragen die later binnen komen in behandeling, maar dit is geen vanzelfsprekendheid. De huidige situatie onder de noodverordening is leidend. We streven ernaar tijdig duidelijkheid te geven over de slagingskans van een aanvraag/evenementenwens.

Noodverordening

De gemeente toetst alle initiatieven waarvoor een vergunning nodig is aan de:

  • noodverordening.
  • bestaande wet- en regelgeving.
  • samenhang met al genomen maatregelen die de gemeente Zeist vanwege het coronavirus heeft ingevoerd.
  • samenhang met andere initiatieven of in reguliere zin al druk bezochte locaties. We willen voorkomen dat het op sommige plekken te druk wordt in de gemeente. Ook houden we rekening met de grenzen aan de inzet van toezicht en handhaving en de hulpdiensten.

Evenement op binnenlocatie

  • Zorg ervoor dat iedereen 1,5 meter afstand tot elkaar houdt. Mensen uit 1 huishouden en kinderen tot en met 12 jaar hoeven geen afstand te houden. Ook hoeven jongeren tot 18 jaar onderling geen afstand te houden.
  • Zorg ervoor dat iedereen de hygiëneregels in acht neemt.
  • Evenementen die een zelfde karakter hebben als een momenteel verboden danscafé, club of soortgelijk zijn niet toegestaan.
  • Zitplaatsen zijn verplicht. Dit geldt niet voor bibliotheken, winkels en musea.
  • Zingen en schreeuwen is niet toegestaan. Zingen is wel toegestaan bij religieuze samenkomsten.
  • Reserveren en een gezondheidscheck zijn verplicht als er meer dan 100 gasten per ruimte zijn.
  • Voor een evenement in een binnenlocatie hebt u niet altijd vergunning nodig. Wilt u weten of u een vergunning nodig heeft? Neem contact op met het ondernemersplein.

Evenement op buitenlocatie

  • Zorg ervoor dat iedereen 1,5 meter afstand tot elkaar houdt. Mensen uit 1 huishouden en kinderen tot en met 12 jaar hoeven geen afstand te houden. Ook hoeven jongeren tot 18 jaar onderling geen afstand te houden.
  • Zorg voor een goede doorstroming en dat de bezoekersstromen gescheiden zijn.
  • Zorg ervoor dat iedereen zich aan de hygiëneregels houdt.
  • Zingen en schreeuwen mag niet.
  • Reserveren, een gezondheidscheck en zitplaatsen zijn verplicht als er meer dan 250 gasten zijn. Dit is niet nodig voor samenkomsten waarbij sprake is van doorstroming, zoals markten, kermissen en betogingen.
  • Bij alle evenementen dient publieksbegeleiding met herkenbare hesjes aanwezig te zijn.
  • Voor een evenement op een buitenlocatie hebt u een vergunning nodig.

Vergunning aanvragen

evenementenvergunning aanvragen (pdf, 169 kB)

Stuur het formulier met alle bijlagen en onderstaand format corona proof plan uiterlijk 8 weken voor het evenement op.

Let op: Voor een evenement in de ‘anderhalve meter samenleving’ is als extra bijlage een corona proof plan nodig. Dit geldt voor elke evenement, zowel de vergunningplichtige als voor de evenementen waarbij kan worden volstaan met een melding.

De gemeente let bij uw aanvraag onder andere op de volgende punten:

  • openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu
  • het wel of niet schenken van alcohol
  • mogelijk geluidsoverlast
  • mogelijk afsluiten van wegen
  • parkeermogelijkheden
  • het eventueel plaatsen van objecten en de grootte daarvan

Houd er rekening mee dat:

  • u voor het gebruik van gemeentegrond precariobelasting moet betalen
  • schade aan gemeente-eigendommen door de gemeente wordt gerepareerd op uw kosten
  • vervuiling van het openbaar gebied door de gemeente wordt schoongemaakt op uw kosten

Voor het behandelen van een aanvraag om een evenementenvergunning moet u leges betalen. De factuur wordt verstuurd door de BghU.

OmschrijvingKosten 2020
Evenement organiseren€ 39,60
Tijdelijk schenken van alcohol, artikel 35 drank- en horecawet€ 39,60

Als u tijdens uw evenement alcohol wilt schenken, gelden een aantal voorwaarden:

  • het evenement is tijdelijk (maximaal 12 dagen achter elkaar)
  • u schenkt alleen zwak alcoholhoudende drank

Tijdelijk schenken (inloggen met DigiD)

Tijdelijk schenken (Inloggen met eHerkenning)

U heeft de volgende bijlage(n) nodig:

Meer informatie over DigiDof eHerkenning.

Moeilijk?

Vindt u DigiD ingewikkeld? Bekijk dan deze uitleg over DigiD.

Via de post aanvragen

Als u geen DigiD of eHerkenning heeft, dan kunt u via de e-mail of post een vergunning aanvragen. Stuur het aanvraagformulier met bijlagen op naar zeist@zeist.nl. Of per post naar gemeente Zeist, aan Ondernemersplein, Postbus 513, 3700 AM  Zeist.

Aanvraagformulier tijdelijk schenken (Pdf, 581 kB)

Altijd:

Indien van toepassing:

  • plattegrond op schaal van de plek en de geplande activiteiten
  • draaiboek/uitleg van het evenement
  • verkeerscirculatieplan
  • eventueel een lijst van alle voertuigen met kenteken/eigenaar
  • eventueel een aanvraagformulier inclusief bijlagen voor tijdelijk alcohol schenken

Via de post of e-mail

Stuur het compleet ingevulde aanvraagformulier en kopieën van de benodigde documenten op naar: gemeente Zeist, aan Ondernemersplein, Postbus 513, 3700 AM Zeist. Het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier kunt u ook inscannen en met bijlagen e-mailen naar zeist@zeist.nl.

Als u een optocht wilt organiseren, heeft u een vergunning nodig.

Online aanvragen

Optocht vergunning aanvragen (met DigiD) U kunt een plattegrond van de route uploaden.

Meer informatie over DigiD.

Moeilijk?

Vindt u DigiD ingewikkeld? Bekijk dan deze uitleg over DigiD.

Via de post of e-mail aanvragen

Als u geen DigiD heeft, dan kunt u via e-mail of post een vergunning aanvragen. Stuur het aanvraagformulier (eventueel) met bijlage op naar zeist@zeist.nl of via de post naar gemeente Zeist, aan ondernemersplein, Postbus 513, 3700 AM, Zeist.

Aanvraagformulier optocht organiseren (Pdf, 507 kB)

Wilt u een evenement op de evenementenborden laten plaatsen? Leest u dan eerst deze regels door en meld daarna uw evenement aan.

  • het verzoek voldoet aan 1 van de gestelde criteria:

    • natuur
    • cultuur (lezingen, muziek, theater,kunst, monumenten)
    • sport
    • koopzondagen en koopavonden
    • grote evenementen

  • verzoeken voor publicatie van activiteiten worden minimaal 1 maand voor de 1e dag van de activiteit(en) aangeleverd via de e-mail evenementenborden@zeist.nl
  • verzoeken hebben een titelsuggestie en een datum
  • een bericht op de borden telt 1 regel en heeft niet meer dan 35 karakters
  • het evenement staat maximaal 2 weken op de borden

Berichtenwisseling vindt plaats op maandag in de oneven weken. Publicatie van berichten op de borden is gratis. Aanvragers kunnen aan publicatie geen rechten ontlenen. De medewerker Promotie Zeist beslist of, op welke wijze en wanneer een bericht op de borden geplaatst wordt.

Heeft u vragen over plaatsing op de borden? Stel deze aan de medewerker Promotie van de gemeente Zeist via telefoonnummer 14 030 of e-mail naar evenementenborden@zeist.nl.