Organisatiestructuur

• Gemeentesecretaris en Algemeen Directeur: René Grotens
• Raadsgriffie: Johan Janssen
• Control: Eric Westerhof
• Gemeentelijk Directieteam (DT): Ingrid de Klein - Blom
• Gemeentelijk Directieteam (DT): Chava Beijk
• Gemeentelijk Directieteam (DT): Elbrich Jorritsma
• Sociaal domein: Neeltje Burgmans
• Sociaal domein (Wmo): Aniek Voet
• Samen Leven: Karelle Villerius
• Publiekszaken: Johanneke de Vaal - Vink
• Informatievoorziening: Ron Minken
• Energie en Duurzaamheid: Alex van Doorn
• Begraafplaats en crematorium: Albert Jongsma
• Bedrijfsvoeringsondersteuning en facilitaire zaken: Tim van Greenen
• Financiën: Birte Metz
• Communicatie: Judith Koppelaar
• Personeel en organisatieadvies: Dorien Brunt
• Service en onderhoud: Rob van der Mark
• Ruimtelijke ontwikkeling: Bas Willemsen
• Vastgoed: Martin Lekkerkerk
• Beheer openbare ruimte: Annemarie Wolters
• Vitale en veilige wijken: Matthijs van Kampen
• Strategie en bestuur, projectbureau, juridische zaken: Tjarda Kleij
• Wisselend team: Randolf van Son
• Wisselend team: Irene de Leeuwerk

De gemeentesecretaris is eerste adviseur van het college van B&W en algemeen directeur van de gemeente Zeist.

Als hoogste ambtenaar is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor de verbinding tussen de ambtelijke organisatie met het bestuur en de maatschappelijke opgaven. Hij werkt daarom voor en met de bestuurders, de ambtelijke organisatie, de gemeenteraad en samenwerkingspartners in en buiten Zeist. De portefeuille van de gemeentesecretaris en algemeen directeur omvat:

• Algemene zaken
• Communicatie
• Openbare orde en veiligheid
• Personeel- en Organisatieadvies

• Publiekszaken
• Bedrijfsondersteuning  
• Facilitair
• Zeister Bosrust
• Energie en Duurzaamheid
• Informatievoorziening
• Financiën

• Service & onderhoud
• Ruimtelijke ontwikkeling
• Beheer Openbare Ruimte
• Vitale en Veilige Wijken
• Strategie & bestuur
• Projectbureau
• Juridische zaken

• Sociaal Domein
• Sociaal Domein (Wmo)
• Samen Leven

Het team Communicatie adviseert de organisatie en bestuur over transparante en toegankelijke communicatie met inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden. Het team adviseert over waarom, met wie, wanneer, waar, en hoe te communiceren. Ook adviseert het over hoe de gemeente effectief kan luisteren naar belanghebbenden en de dialoog met hen kan aangaan. Daarnaast beheert het team de gemeentelijke communicatiekanalen en onderhoudt het contacten met de pers.

Het team Personeel- en Organisatieadvies versterkt en ondersteunt de organisatie en haar medewerkers. Ze helpen bij het vinden, aantrekken en behouden van nieuw talent, en bieden expertise en advies op het gebied van personeelszaken en organisatievraagstukken. Zo zorgen ze ervoor dat de organisatie en medewerkers optimaal functioneren en zich kunnen blijven ontwikkelen.

Bij Publiekszaken draait het om contacten met inwoners aan de balie, per telefoon of digitaal. Het team Publiekszaken bestaat uit drie clusters: 

Receptie 

De receptie ontvangt bezoekers verzorgt de uitgifte van reisdocumenten/rijbewijs en gehandicaptenparkeerkaarten, en registreert gevonden en verloren voorwerpen.

Burgerzaken

Burgerzaken verwerkt aanvragen voor reisdocumenten, rijbewijzen en uittreksels, maken akten op, verzorgen de basisregistratie personen, doen adresonderzoek, en verzorgen de registratie bij immigratie en inburgering, burgerlijke stand. Ook organiseert Burgerzaken de verkiezingen van A tot Z! 

Klantcontactcentrum (KCC) 

KCC is eerste aanspreekpunt voor bijna alle (eerste) contacten met inwoners en ondernemers, én zetten signalen om naar procesverbeteringen. Het KCC is bereikbaar via telefoonnummer 14 030, het contactformulier of chatbot Zenzi. 

Ook de Woo-coördinator, de klachtenfunctionaris en de adviseur dienstverlening vallen onder dit team. 

Het team Bedrijfsondersteuning bestaat uit 3 clusters: 

Secretariaat

Het cluster Secretariaat bestaat uit bestuurssecretariaat, kabinetszaken en het algemene secretariaat. Zij zorgen voor de secretariële ondersteuning van de bestuurders, verrichten werkzaamheden voor het kabinet van de burgemeester en overige ondersteunende werkzaamheden voor de directie.

Ruimtelijk Domein

Het cluster Ruimtelijk Domein voert werkzaamheden uit voor (omgevings-)vergunningen, ontheffingen en besluiten. Daarnaast beheren ze de seizoensplanning van binnensportaccommodaties, de publicaties van evenementenborden, het kasbeheer van publiekszaken en de documentencontrole van reisdocumenten en rijbewijzen.   

Sociaal Domein

Het cluster Sociaal Domein voert ondersteunende taken voor de teams Sociaal Domein & Samen Leven. Het gaat om werkzaamheden voor jeugd, Wmo, leerlingenvervoer, kinderopvang, leerplicht en onderwijs. Ook geven ze gehandicaptenparkeerkaarten en gehandicaptenplaatsen uit.

Het team Facilitair bestaat uit 3 clusters:

Medewerker Servicepunt 

Eerstelijns ondersteuning medewerkers voor ICT, Facilitair en P&O.

Postkamer en repro 

Post, mailings, drukwerk, inkoop klein materiaal.

Facilitair 

Dagelijks beheer van gemeentehuis en buitenlocaties.

Team Zeister Bosrust beheert de algemene begraafplaats en verzorgt de uitvaartplechtigheid van inwoners die begraven of gecremeerd willen worden. 

Het team Energie & Duurzaamheid informeert inwoners, ondernemers en maatschappelijk organisaties over het verduurzamen van woningen, bedrijfsgebouwen en monumenten. Dit doen ze onder andere door het subsidiëren van het Zeister initiatief Mijn Groene bedrijf(Verwijst naar een externe website) en Mijn Groene huis(Verwijst naar een externe website).

Als gemeente hebben we ambitieuze doelen op het gebied van duurzaamheid, vooral bij (ruimtelijke) projecten. We geven het goede voorbeeld door maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap te hanteren, onze CO2-uitstoot te verminderen en hiervoor een certificering te behalen. Daarnaast ondersteunen we andere teams bij het verduurzamen van hun eigen werkveld en thema’s. 

Informatievoorziening (IV) zorgt ervoor dat inwoners, netwerkpartners en medewerkers toegang hebben tot betrouwbare en relevante informatie. Hiermee dragen zij bij aan het welzijn van de inwoners van Zeist en de gemeentelijke doelstellingen.

Het team werkt samen met andere afdelingen en externe partners om informatie binnen de organisatie optimaal te benutten. IV draagt bij aan organisatievraagstukken door proactief te sturen op innovatie en de digitale transitie. Daarbij ligt een belangrijke focus op de veiligheid, betrouwbaarheid en efficiëntie van het informatiegebruik.

IV helpt ook met de informatie over huizen, gebouw en leefomgeving van Zeist. IV coördineert de BAG-gegevens (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en BRO (Basisregistratie Ondergrond). Ze denken mee over hoe deze informatie van waarde kan zijn voor de Gemeente Zeist en haar inwoners. Het gemeentearchief bevat veel informatie over de geschiedenis van Zeist.

Het team Informatievoorziening bestaat uit 3 clusters:

• Informatiebeheer
• Informatiemanagement
• Systemen op orde

Het team Financiën geeft gevraagd en ongevraagd advies op de financiën en ondersteunt daarmee de organisatie met (strategische) advisering binnen de financiële planning en control cyclus van de gemeente. Het team stelt de documenten van planning en control (begroting, jaarrekening) op en zorgt voor het betalingsverkeer.

Het team Financiën bestaat uit 3 clusters:

• Financieel advies
• Financieel beheer
• Grootboek (inclusief gemeentebelastingen en treasury- en fiscale functie)

De consulenten het team Sociaal Domein zijn georganiseerd per wijk en zijn verantwoordelijk voor jeugdhulp. Voor alle hulp en ondersteuning van jonge inwoners van 0 tot 23 jaar kunnen de kinderen en hun ouders/ verzorgers terecht bij het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). 

Voor vragen over begeleiding van leerlingen die ongeoorloofd schoolverzuimen, kunnen inwoners terecht bij team Leerplicht en de leerplichtambtenaren MBO van het Doorstroompunt(Verwijst naar een externe website).

Gemeenten moeten ervoor zorgen dat mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen. Het team Sociaal Domein (Wmo) is verantwoordelijk voor de ondersteuning zoals beschreven is in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De consulenten van het sociaal team (ST) zijn georganiseerd per wijk en richten zich op de inwoners vanaf 23 jaar. Zij behandelen allerlei hulpvragen zoals de inzet van huishoudelijke ondersteuning, ondersteuning bij psychische problematiek en begeleidingsvragen. 

Om de consulenten van zowel Jeugdzorg als Wmo heen staan verschillende teams om het uitvoerende werk voor de consulenten mogelijk te maken. Het kwaliteitsteam richt zich onder andere op het uitvoerbaar maken van beleidsstukken. Ook zorgen zij dat vragen van consulenten weer terugkomen in het beleid. De toezichthouders rechtmatigheid zien toe op rechtmatige toekenningen en het rechtmatig gebruik van voorzieningen op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Met dit toezicht zorgen ze voor naleving van de wet en de verordening en regels die de gemeente heeft opgesteld. Zo kunnen we fouten en fraude bestrijden en voorkomen. 

De netwerkmanager zet zich in voor een goede samenwerking tussen het sociaal domein en het medisch domein.

Het Team Samen Leven is het beleidsteam voor diverse onderwerpen die onze inwoners en de samenleving raken. Denk hierbij aan beleid op onderwerpen zoals Jeugd, Wmo, Werk, Inkomen, Participatie, Bestaanszekerheid, Taal, Wonen, Doelgroepenvervoer, Vluchtelingen en Nieuwkomers, Jeugd, Onderwijs, Onderwijsachterstanden, Leerplicht, Gezondheid.

Het team Service en Onderhoud bestaat uit 3 clusters:

ATD

De ATD voert onderhoud en beheer uit aan het wagenpark, machines, pomp en rioolgemalen, parkeerinstallaties, verkeersregelinstallaties en openbare verlichting. 

Serviceteam 

Het Serviceteam handelt allerlei klachten en meldingen af in de openbare ruimte op het gebied van groen en grijs onderhoud (bestrating, bebording). Ook verzorgen zij de wegafzettingen bij volksfeesten, opbouw van de muziektent en vlaggenmast en de plaatsing van het bevrijdingsvuur. Bij de verkiezingen heeft het Serviceteam een rol in de op en afbouw van de stemlocaties. 

Team Sport

Het Team Sport draagt zorg voor het beheer en onderhoud en exploitatie aan de gymzalen, sporthallen en sportvelden.

Team Ruimtelijke Ontwikkeling heeft als doel het werken aan een gezonde en goede leefomgeving in Zeist. Nu, maar ook in 2050 – zoals terugkomt in de Omgevingsvisie Zeist 2050 waaraan wij werken. Belangrijk middel hiervoor is de ETFAL: de Evenwichtige Toedeling van Functies aan Locaties.  

Het team houdt zich onder meer bezig met:

• De implementatie Omgevingswet 2024-2032.
• Beleidsvorming binnen het domein fysieke leefomgeving
• Advisering, projectleiding en vergunningverlening t.a.v. vele ruimtelijke ontwikkelingen
• Toezicht & handhaving t.a.v. onze bebouwde omgeving 

Hierbij hoort De Omgevingsvisie Zeist 2050 (onze strategische blik op de toekomst) en het Integrale Omgevingsplan.

Het team Ruimtelijke Ontwikkeling bestaat uit drie clusters:

• Beleid & Advies
• Vergunningen
• Juridisch advies, Toezicht & Handhaving

Het team Beheer Openbare Ruimte (BOR) is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van alle openbare ruimte. Dit omvat parken, straten, pleinen, fietspaden, trottoirs, speelterreinen, groenvoorzieningen,  riolering en watergangen. De taken zijn veelzijdig en cruciaal voor het goede leven in Zeist. 

Het team Beheer en Openbare Ruimte is verdeeld in 2 clusters: 

Beheer 

Beheer van bomen, groen en speelvoorzieningen; wegen en riolering en waterbeheer.

Advies en projecten 

Fysieke leefomgeving; mobiliteit; vergunningen en milieu/afvalbeheer/circulariteit.

Binnen BOR is het accounthouderschap met 2 samenwerkingsverbanden belegd: 

• Reinigingsdienst Midden Nederland(Verwijst naar een externe website) (RMN)
• Omgevingsdienst regio Utrecht(Verwijst naar een externe website) (ODRU)

Team Vastgoed treed op als eigenaar van gemeentelijke gebouwen en zorgt dat deze technisch in goede staat zijn, duurzaam zijn en optimaal gebruikt kunnen worden voor verschillende (maatschappelijke) doelen. Onze gebouwen bestaan uit maatschappelijk vastgoed, eigen vastgoed en onderwijshuisvesting. Voorbeelden van gemeentelijk vastgoed zijn: Slot Zeist, het gemeentehuis, zwembad Dijnsselburg, Theater De Klinker, sporthallen, gymzalen, de begraafplaats, monumentale gebouwen, Azijnhuisje, parkeergarages, brandweerkazerne, plantsoenonderkomens, gemalen, en woningen. Ook hebben we een aantal gronden in bezit, zoals bedrijventerrein Fornhese en woonkavels Beukbergen. Team Vastgoed verhuurt deze gebouwen of gronden of geeft ze in gebruik aan maatschappelijke partners of de eigen organisatie. Ook verzorgen we de deelname aan 14 VvE’s. 

We zijn als team betrokken bij het maken van huisvestingsplannen en objectenstrategie. Team Vastgoed is gemandateerd om aan- en verkoop of aan- en verhuur van vastgoed en gronden te begeleiden namens de gemeente.

Het team is ook verantwoordelijk voor onderwijshuisvesting. Voor de schoolgebouwen in Zeist maken we meerjarige huisvestingsplannen en verzorgen we de beschikkingen voor de renovatie of nieuwbouw voor en door schoolbesturen.

De taken en rollen binnen het team zijn:

• Accountmanagement
• Technisch beheer
• Juridisch beheer
• Projectmanagement
• Administratie en bedrijfsvoering

Het team Vitale en Veilige Wijken bestaat uit 5 clusters:

Wijkzaken

Voor het behouden of verbeteren van de leefbaarheid en veiligheid in iedere wijk is de samenwerking tussen bewoners, externe partnerorganisaties en gemeente noodzakelijk. De wijkmanagers zijn de ogen en oren in de wijk en werken op basis hiervan aan het bevorderen van de samenwerking tussen deze partijen.

Ondernemersplein 

Het midden- en kleinbedrijf is de drijvende kracht van de economie van Zeist. Het Ondernemersplein biedt ondersteuning aan ondernemers bij het ondernemen in Zeist. Het team verzorgt vergunningen in het kader van de APV en Bijzondere Wetten (Evenementen en Horeca) en is verantwoordelijk voor vergunningverlening en contact met marktstandhouders.

Vrijetijdseconomie

Met het rijke culturele leven van Zeist richten we ons op het ontwikkelen en uitvoeren van doordacht beleid voor zowel de inwoners van Zeist als de regio, op het gebied van cultuur, recreatie en toerisme. De diversiteit aan culturele activiteiten geeft Zeist een sterke identiteit, waarbij cultuur en recreatie vaak samenkomen. De landgoederen van Zeist vormen een ‘groene long’. Deze unieke kenmerken geven Zeist en omgeving een sterke toeristische waarde, wat van groot economisch belang is voor de gemeente en de regio.

Veiligheid

Vanuit de zorg voor lokale veiligheid voor inwoners, bedrijven en bezoekers werken we aan vijf veiligheidsthema’s. Deze zijn beschreven in een meerjarenvisie Veiligheid.

• Georganiseerde ondermijnende criminaliteit
• Digitale veiligheid en cybercriminaliteit
• Maatschappelijke onrust en verbinding
• Verbinding van zorg en veiligheid
• Veiligheid in de wijken

We zetten we in op preventie en maatschappelijke binding, dit doen we in samenwerking met de samenleving en maatschappelijke partners. 

Toezicht & Handhaving (BOA’s)

Toezicht en Handhaving werkt aan veiligheid, maar vooral aan de leefbaarheid van Zeist. De BOA’s (Buitengewoon Opsporingsambtenaren) houden toezicht op het gebied van verkeer, milieu, de Alcoholwet en de algemene plaatselijke verordening. De BOA’s werken zowel in burger als in uniform. Bij het constateren van strafbare feiten kunnen zij optreden op basis van deze wetten en verordeningen.

Het projectbureau werkt voor de hele organisatie en domein onafhankelijk aan complexe projecten. De projecten waar projectmanagers op worden gezet zijn complex door bijvoorbeeld de veelheid aan dingen waar rekening mee gehouden moet worden, politieke gevoeligheid of doordat er veel partijen bij betrokken zijn. Denk aan projecten in het sociaal domein, interne bedrijfsvoering projecten, maar ook aan woningbouwprojecten, gebiedsvisies en verduurzamingsopgaven. De projectmanagers worden daarbij ondersteund door de projectondersteuners.

Dit team ondersteunt de organisatie met privaatrecht en bestuursrecht wanneer het de kennis van de jurist van de vakafdeling overstijgt. Daarnaast ondersteunen zij de bezwaarcommissie, als secretaris bereiden ze deze inhoudelijk voor.

De inkoopadviseurs ondersteunen de medewerkers bij aanbestedingstrajecten. Aanbestedingen zorgen ervoor dat alle bedrijven gelijke kansen hebben op een opdracht. Samen staan we voor een eerlijk en goed inkoopproces. Waarbij we sociale, regionale of duurzaamheidsdoelen kunnen behalen. 

Het team Strategie & Bestuur adviseert de organisatie en het college van B&W gevraagd en ongevraagd bij complexe vraagstukken. Dat kan een advies zijn voor de aanpak van een project, bijvoorbeeld een omgevingsplan of intern verandertraject, maar ook een advies gericht op nieuw beleid. In deze adviezen worden trends en ontwikkelingen meegenomen en wordt er rekening gehouden met de visies en belangen van alle betrokken partijen.