Evenementenvergunning
Wie een evenement in de gemeente Zeist organiseert, heeft een vergunning nodig. Een evenement is een ‘elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Denk bijvoorbeeld een braderie, optocht, (buurt)feest, muziekvoorstelling, maar ook een herdenkingsplechtigheid of een wedstrijd op de weg. Als u dit organiseert, moet u een evenementenvergunning aanvragen. Dit hebben wij vastgelegd in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV, artikel 2:24 en 2:25).
Voor een straat- of buurtfeest hebben we een apart aanvraagformulier.
Hoe de aanvraag in zijn werk gaat, welke informatie u moet aanleveren en hoe lang de aanvraag duurt, leest u hieronder.
Speciale regels als gevolg van de coronamaatregelen
In de gemeente Zeist volgen we de maatregelen van de rijksoverheid. Lees de actuele regels en voorwaarden
Let op: Omdat er nog steeds coronaregels gelden hebben wij in sommige gevallen meer tijd nodig om uw aanvraag te beoordelen. We moeten extra navraag doen bij andere organisaties en instanties, zoals de veiligheidsdiensten. Helaas kunnen we daarom niet altijd binnen 8 weken een vergunning verstrekken. Dien uw aanvraag dus op tijd in.
U vraagt een evenementenvergunning aan via het aanvraagformulier (pdf, 169 KB). We streven ernaar uw vergunning uiterlijk 14 dagen vóór het evenement te verlenen.
Let op: door de huidige coronaregels hebben wij in sommige gevallen meer tijd nodig om uw aanvraag te beoordelen. We moeten extra navraag doen bij andere organisaties en instanties, zoals de veiligheidsdiensten. Helaas kunnen we daarom niet altijd binnen acht weken een vergunning verstrekken. Dien uw aanvraag dus op tijd in!
- Voor een regulier evenement ontvangen wij uw aanvraag minimaal 8 weken van tevoren.
- Een aanvraag voor een groter of risicovol evenement moet u minimaal 12 weken van tevoren indienen.
Wilt u weten of uw evenement onder ‘regulier’ of ‘risicovol’ valt, neem dan contact op met het Ondernemersplein.
De gemeente gaat vervolgens uw aanvraag behandelen. We vragen advies aan verschillende organisaties, zoals de politie, de Omgevingsdienst Regio Utrecht, de Veiligheidsregio Utrecht (brandweer) en verschillende inhoudelijke afdelingen zoals groen, verkeer en veiligheid. Wanneer uw aanvraag niet compleet of onduidelijk is, vragen wij u om extra informatie of om wijzigingen aan te brengen.
Als alles in orde is, ontvangt u een evenementenvergunning. In de vergunning staan de voorschriften waar u zich aan moet houden en de beperkingen.
Wij kunnen een aanvraag weigeren in het belang van de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of bescherming van het milieu. Ook kunnen wij u extra beperkingen opleggen, bijvoorbeeld voor het maximum aantal personen, de begin- of eindtijd, het geluid of het gebruik van de openbare weg.
Voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag moet u zogeheten ‘leges’ betalen. De hoogte hiervan stelt de gemeenteraad elk jaar opnieuw vast in de legesverordening. In 2021 bedragen de kosten voor de aanvraag van een evenementenvergunning € 40,20. In 2022 bedragen de kosten € 41,05. De BghU verstuurt de factuur hiervoor.
Als u bij uw evenement gebruik maakt van de openbare weg, moet u mogelijk ook precariobelasting betalen.
Gebruikt u tijdens het evenement stroom van de gemeente, dan berekenen wij de kosten hiervoor door aan u.
Bij de aanvraag ontvangen wij graag een aantal stukken van u.
Altijd aanleveren:
- Het ingevulde aanvraagformulier (pdf, 169 KB)
- Een plattegrond op schaal. Kijk in het document Tekening vereisten bij evenementen (pdf, 282 KB) wat u op de plattegrond moet aangeven.
- Een draaiboek. Hierin beschrijft u uw evenement. Dit kan op verschillende manieren en is afhankelijk van uw evenement. Kijk in het document format draaiboek evenementen (pdf, 51 KB) voor een voorbeeld.
Alleen aanleveren indien van toepassing op uw evenement:
- Een veiligheidsplan. Dit is noodzakelijk als uw evenement risico’s met zich meebrengt. Bekijk voor een voorbeeld het document Veiligheidsplan (pdf, 323 KB).
- Mobiliteits-/verkeersplan, inclusief verkeerspostenplan. Dit is noodzakelijk als het evenement het verkeer beïnvloedt. Bekijk voor een voorbeeld het document Mobiliteit-verkeersplan (pdf, 303 KB).
- Een lijst met verkeersregelaars: zowel beroeps als niet-beroeps.
- Een lijst met beveiligers: namenoverzicht en een kopie van de beveiligingspassen.
- Certificaten en constructietekeningen van tijdelijke bouwwerken (denk aan podia, tribunes, overkappingen met tentdoek, enzovoort).
- Tentboeken (bij het plaatsen van tenten).
- Ingevuld aanvraagformulier ontheffing art. 35 Drank- en Horecawet (pdf, 581 KB). Dit is noodzakelijk als u tijdens het evenement zwak alcoholhoudende drank wil verstrekken (buiten een horecabedrijf).
- Een lijst van alle voertuigen met kenteken en eigenaar. Dit is noodzakelijk als u tijdens het evenement met een voertuig in het een gebied moet zijn waar geen voertuigen mogen komen. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde delen van het centrum, zoals de Voorheuvel en het Emmaplein (Belcour) We kunnen dan voor de duur van het evenement een ontheffing verlenen.
Weet u niet zeker welke documenten u moet aanleveren, neem dan contact op met het Ondernemersplein. Wij helpen u graag op weg. Een niet-complete aanvraag nemen wij niet in behandeling.
U kunt uw aanvraag op 3 manier indienen:
- Per mail, via zeist@zeist.nl
- Per post, adresseren aan: Gemeente Zeist, ter attentie van Ondernemersplein / evenementenvergunningen, Postbus 513, 3700 AM Zeist
- Persoonlijk. Maak hiervoor een afspraak met een van onze medewerkers van het Ondernemersplein via ondernemersplein@zeist.nl of via telefoonnummer 14 030. U kunt dan de aanvraag direct bespreken. Zo weet u of u de aanvraag goed en volledig heeft ingevuld.
Zeist heeft een aantal grotere evenementenlocaties. Dit zijn:
- Bisonveld (gif, 628 KB)
- Brouwerij (Zinzendorflaan) (gif, 499 KB)
- Emmaplein (gif, 384 KB)
- Markt (gif, 341 KB)
- Slotplein (gif, 404 KB)
- Slottuin (gif, 720 KB)
- Walkartpark (gif, 642 KB)
Neem voor de mogelijkheden en beperkingen van de diverse locaties contact op met het Ondernemersplein.
Wilt u een evenement op de evenementenborden laten plaatsen? Leest u dan eerst deze regels door en meld daarna uw evenement aan.
- het verzoek voldoet aan 1 van de gestelde criteria:
- natuur
- cultuur (lezingen, muziek, theater,kunst, monumenten)
- sport
- koopzondagen en koopavonden
- grote evenementen
- verzoeken voor publicatie van activiteiten worden minimaal 1 maand voor de 1e dag van de activiteit(en) aangeleverd via de e-mail evenementenborden@zeist.nl
- verzoeken hebben een titelsuggestie en een datum
- een bericht op de borden telt 1 regel en heeft niet meer dan 35 karakters
- het evenement staat 2 weken op de borden en wordt op de maandag gewisseld
Publicatie van berichten op de borden is gratis. Aanvragers kunnen aan publicatie geen rechten ontlenen. De medewerker Promotie Zeist beslist of, op welke wijze en wanneer een bericht op de borden geplaatst wordt.
Heeft u vragen over plaatsing op de borden? Stel deze aan de medewerker Promotie van de gemeente Zeist via telefoonnummer 14 030 of e-mail naar evenementenborden@zeist.nl.
Hulp nodig?
Heeft u vragen of heeft u hulp nodig? Neem dan contact op met het ondernemersplein.