Toelichting van regels in locatieprofielen

De afbakening en belangrijkste eigenschappen van de evenementenlocatie geven aan binnen welk gebied de kaders van het locatieprofiel gelden. In principe kunnen evenementen alleen binnen deze begrenzing plaatsvinden. Locaties daarbuiten vallen niet onder het profiel en worden uitsluitend bij uitzondering en op basis van een afzonderlijke beoordeling toegestaan.

De gebiedsafbakening van de locaties sluit grotendeels aan bij de huidige praktijk en maakt de locaties herkenbaar en geschikt voor evenementen. De afbakeningen bieden duidelijkheid en uitvoerbaarheid: geluidsnormen, veiligheidsmaatregelen en logistiek worden specifiek op deze gebieden genormeerd.

De oppervlaktes van de evenemententerreinen zijn gemeten door de gemeente op basis van de gekozen afbakening.

Dit betreft het aantal bezoekers dat maximaal gelijktijdig aanwezig mag zijn op de evenementenlocatie. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in klassen van evenementsgrootte (klein, middelgroot of groot), gebaseerd op het toegestane aantal bezoekers. Dit is iets anders dan de categorieën A, B en C uit de APV, die het risiconiveau van een evenement aangeven. Afhankelijk van de inrichting van het evenement kan het maximum aantal lager uitvallen.

Maximumaantal bezoekers

Het maximumaantal bezoekers dat op hetzelfde moment aanwezig mag zijn is bepaald op basis van een combinatie van de huidige praktijk, veiligheidsnormen, vergelijkend beleid en de draagkracht van de buurt. 

• Praktijkervaring: de aantallen sluiten aan bij het evenementenaanbod tot dusver op de evenementenlocaties en de aantallen die in het verleden als veilig en uitvoerbaar zijn beoordeeld door gemeente en hulpdiensten.
• Veiligheidskaders: de maximumaantallen vallen op iedere locatie (ruim) binnen de landelijke veiligheidsrichtlijnen voor publieksdichtheid (aantal m² per persoon), waarbij rekening is gehouden met het publieksprofiel en de daarbij behorende inrichting van zittend en staand publiek. Ook zijn de beschikbare vluchtroutes en het parkeeraanbod in rekening genomen, evenals de ecologische eigenschappen van de locaties.
• Vergelijkend beleid: de maximumaantallen van vergelijkbare locaties in andere gemeenten zijn meegenomen in de uitwerking, als aanvullende inspiratie.
• Draagkracht buurt en locatie: de aantallen houden rekening met wat qua drukte aanvaardbaar is voor zowel de locatie zelf als de omliggende woonomgeving, zodat het maximum past binnen de leefbaarheid en gebruikswaarde van de locatie. De draagkracht van de woonomgeving is opgehaald tijdens de buurtgesprekken.

Het maximum aantal evenementen per evenementsgrootte dat jaarlijks op een locatie mag plaatsvinden. Blijft er ruimte over in de kalender voor (middel)grote evenementen, dan kan die ruimte worden benut door een kleiner evenement, zolang dit binnen de kaders voor de eigen evenementsgrootte past.

Gelijktijdigheid van evenementen op dezelfde locatie is uitgesloten, tenzij dit onderling tussen organisatoren is afgestemd en de evenementen gezamenlijk voldoen aan de kaders van het locatieprofiel. Gelijktijdigheid van evenementen op aangrenzende locaties is uitgesloten, enkel bij aanvraag vanuit één organisator kan hiervan worden afgeweken.

Het aantal toegestane evenementen is bepaald op basis van de lokale context en de opbrengsten van het participatieproces. Daarbij zijn vier uitgangspunten gehanteerd:

• Praktijkervaring: het evenementenaanbod tot dusver vormt het vertrekpunt. Zo wordt voortgebouwd op wat in de praktijk haalbaar en uitvoerbaar is gebleken, zonder dat de gebruiksdruk van de locatie onevenredig toeneemt.
• Buurtparticipatie: in het buurtgesprek is uitgebreid stilgestaan bij de balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Participanten konden meedenken over het voor hun acceptabele aantal evenementen. De overkoepelende uitkomst van deze participatie is dat er ruimte wordt gezien voor meer evenementen, mits de juiste kaders worden gehanteerd. Op sommige locaties was een verruiming van het aantal evenementen ongewenst. Op deze locaties is het aantal toegestane evenementen gelijk gebleven aan het bestaande aanbod.
• Ruimte voor vernieuwing: uit gesprekken met gemeente, bewoners en organisatoren is de wens gebleken naar ruimte voor nieuwe initiatieven in Zeist. Daarom is er in centrum Zeist een verruiming genomen van het totaal toegestane aantal evenementen. Daarmee ontstaat ruimte voor nieuwe initiatieven en lokale activiteiten, binnen duidelijke leefbaarheidskaders en met behoud van voldoende rust- en herstelperiodes.
• Ecologische houdbaarheid: bij het vaststellen van de aantallen is rekening gehouden met de rust- en hersteltijd van flora en fauna. Zo blijft de natuur binnen deze evenementenlocaties voldoende beschermd.

Categorie evenementen

De indeling in drie categorieën evenementgroottes sluit aan bij de landelijke praktijk. Landelijk ligt de grens tussen middelgrote en grote evenementen meestal bij 2.500 bezoekers. Voor Zeist wordt een lagere scheidingslijn van 2.000 bezoekers gehanteerd. Dat past bij het karakter van Zeist: evenementen zijn hier over het algemeen kleiner dan in de meer grootstedelijke gebieden. Met deze indeling ontstaat een helder en passend onderscheid tussen de typen evenementen die in Zeist kunnen worden georganiseerd.

Het maximaal toegestane aantal evenementendagen is per evenementsgrootte vastgelegd. Hiermee wordt bedoeld het aantal dagen waarop een evenement voor publiek toegankelijk is, exclusief de dagen voor op- en afbouw.

Het aantal toegestane evenementendagen is vastgesteld op basis van praktijkervaring, ecologische inzichten en de inbreng van omwonenden en organisatoren.

• Praktijkervaring: het huidige aanbod vormt het vertrekpunt. De aantallen sluiten aan bij wat in de praktijk haalbaar is gebleken, met oog voor de draagkracht van de omgeving en het aanwezige groen. 
• Ecologische waarde: onderzoek toont aan dat flora, fauna en bodem kwetsbaar zijn bij intensief of langdurig gebruik. Daarom is het aantal evenementendagen bij natuurwaardige locaties afgestemd op wat het groen kan dragen, zodat de natuur voldoende beschermd blijft. 
• Buurtparticipatie: tijdens de participatie konden omwonenden aangeven hoeveel evenementendagen zij per locatie wenselijk en acceptabel vinden. Deze uitkomsten hebben in sterke mate richting gegeven aan de locatieprofielen.

Begin- en eindtijd

De vastgestelde tijden waarbinnen het publiektoegankelijke deel van een evenement mag plaatsvinden.

De begin- en eindtijden voor evenementen zijn vastgesteld op basis van wettelijke kaders en gemeentelijke regels, met inachtneming van leefbaarheid, veiligheid en culturele dynamiek. Daarbij is rekening gehouden met de inbreng van omwonenden en organisatoren, zodat de tijden breed gedragen en goed uitvoerbaar zijn.

Op- en afbouw

De termijnen en voorwaarden die gelden voor het opzetten en afbreken van evenementenvoorzieningen.

De termijnen voor op- en afbouw zijn vastgesteld op basis van praktische ervaring, vergelijkend beleid en leefbaarheidscriteria.

• Praktische ervaring: de termijnen sluiten aan bij eerdere evenementen op de locaties en zijn afgestemd op wat doorgaans nodig is voor een veilige en ordelijke op- en afbouw.
• Vergelijkend beleid: bij het bepalen van de termijnen is gekeken naar normen in andere gemeenten met vergelijkbare locaties en evenementen.
• Leefbaarheid en toegankelijkheid: de maxima beperken de druk op de locaties en zorgen dat het zo lang mogelijk beschikbaar blijft voor dagelijks gebruik.
• Tijdvensters werkzaamheden: de genoemde tijden sluiten aan bij de gemeentelijke regels.

De rustperiode is de minimaal verplichte periode waarin geen evenementen mogen plaatsvinden. De herstelperiode sluit daarop aan en biedt extra tijd zodat natuur, infrastructuur en omgeving kunnen herstellen. De periode wordt berekend vanaf de dag na de laatste dag van afbouw tot de dag voor opbouw van een volgend evenement.

De rust- en herstelperiode is vastgesteld op basis van verschillende bronnen en afwegingen. Daarbij is niet alleen gekeken naar onderzoeksgegevens en vergelijkend beleid, maar ook naar de inbreng van omwonenden en organisatoren.

• Ecologisch onderzoek (SWECO, oktober 2025): het onderzoek geeft per locatie advies over de rust- en herstelperiode die nodig is om flora en fauna te beschermen en te laten herstellen. Dit advies vormt de basis.
• Buurtparticipatie: in de buurtgesprekken is nadrukkelijk gevraagd naar de gewenste rustperiodes voor evenementen in het centrum van Zeist. Deze input is meegenomen in de afweging.
• Vergelijkend beleid: bij het opstellen van de kaders is gekeken naar herstelperiodes op vergelijkbare locaties in andere gemeenten en naar de VNG-handreiking Evenementen en leefomgeving, die het belang van maatwerk en voldoende herstelruimte onderstreept. Beide laten zien dat langere herstelperiodes passend zijn wanneer natuurwaarden en leefbaarheid zwaar wegen.

De maximale geluidbelasting op de gevel van het dichtstbijzijnde gevoelige object, zoals woning of ziekenhuis, afkomstig van evenementen. De totale sterkte van het geluid wordt uitgedrukt in dB(A), laagfrequent geluid, zoals bastonen, wordt uitgedrukt in dB(C).

De toegestane geluidsbelasting is vastgesteld op basis van het geluidsonderzoek van SWECO (oktober 2025) en de aanvullende afstemming daarover met de gemeentelijke experts en de omgevingsdienst, aangevuld met de inzichten van omwonenden uit de buurtparticipatie.

De aanwezige of toegestane faciliteiten die nodig zijn voor een evenement, zoals nutsvoorzieningen, sanitaire voorzieningen of tijdelijke installaties. De voorzieningen mogen alleen worden gebruikt met toestemming van de beheerder.

De voorzieningen per locatie zijn vastgesteld op basis van waarnemingen ter plaatse en input van de afdelingen Beheer Openbare Ruimte en Erfgoed.

De maatregelen die nodig zijn om bij evenementen de veiligheid te waarborgen, zoals vrije doorgang voor hulpdiensten, calamiteitenroutes en vluchtroutes voor bezoekers en hulpdiensten.

De uitgangspunten voor veiligheid zijn opgesteld op basis van gemeentelijke uitgangspunten, kennis en ervaring, aangevuld met informatie en advies vanuit veiligheidsdiensten en ketenpartners.

De wijze waarop verkeer en bezoekersstromen bij evenementen moeten worden gereguleerd en maatregelen die organisatoren hiervoor moeten nemen.

Vanuit de duurzaamheidsambitie van de gemeente is bij parkeren en mobiliteit gestuurd op het stimuleren van fiets-, wandel- en OV-gebruik en het beperken van autogebruik. Voor het bepalen van de parkeermogelijkheden voor autogebruikers is uitgegaan van de beschikbare parkeerruimte in en rond de evenementenlocaties, aangevuld met gemeentelijke bezettingscijfers. Waar het aanbod beperkt is, is aangegeven hoe hiermee het beste kan worden omgegaan.

Uitgangspunten en voorwaarden voor de ruimtelijke inrichting van een evenementenlocatie, zoals de positionering van podia, publieksvoorzieningen en de bereikbaarheid of beschikbaarheid van bestaande functies. Deze kunnen worden gesteld om de omgeving te beschermen voor onnodige belasting.

Uitgangspunten en voorwaarden die gelden om natuurwaarden te beschermen. Ook op locaties met minder natuurwaarden, gelden bepaalde beschermende maatregelen, zij het minder in aantal dan op groene locaties.

De bepalingen op het gebied van flora en fauna zijn gebaseerd op advies van de gemeentelijke afdeling Beheer Openbare Ruime, het ecologisch onderzoek uitgevoerd door SWECO (pdf, 15 MB) (oktober 2025), de inbreng van omwonenden tijdens de buurtparticipatie en aanvullende informatie vanuit gespecialiseerde buurtorganisaties.

Specifieke uitzonderingen of aanvullende bepalingen die voor een locatie gelden, bijvoorbeeld beperkingen of uitzonderingsposities die afwijken van de standaard kaders. Dit kan nodig zijn om bijvoorbeeld optimaal gebruik te maken van de locatie, om de omgeving te betrekken of om groen en blauw te beschermen.